Vous êtes-vous déjà demandé comment rendre votre mail professionnel aussi efficace que possible ? Dans ce billet, nous explorerons trois compétences qui peuvent vous aider à obtenir de meilleurs résultats.

Le premier e-mail a été envoyé par un ingénieur informaticien nommé Ray Tomlinson en 1971, malheureusement, le contenu de ce message est perdu dans l’histoire. En 2017, 169 milliards de mails ont été envoyés chaque jour, selon Statista.

Nombreux sont ceux qui admettent que la rédaction de mails est une compétence essentielle dans le monde du travail d’aujourd’hui. Et parce que c’est une compétence, elle peut être développée. Voici donc quelques façons d’améliorer vos messages.

Soyez bref

Les gens dans le milieu de travail moderne reçoivent beaucoup de mails, alors, faites en sorte qu’il soit aussi facile que possible pour votre destinataire et soyez aussi bref que possible. Si vous avez un message long ou complexe à transmettre, votre mail est un bon moyen d’organiser une réunion ou un appel pour y répondre ultérieurement.

L’objet de votre mail est un excellent moyen de résumer votre message et d’aider votre lecteur à comprendre le contexte de votre mail.

Ici, il est bon d’inclure Pourquoi vous envoyez le mail par exemple si vous avez une demande spécifique, ou si vous voulez inviter le lecteur à quelque chose, mentionnez-le ici. Il est également utile de se rappeler que de nombreux e-mails sont affichés sur le mobile, ce qui peut causer des problèmes avec des lignes d’objet plus longues.

Après avoir salué et remercié votre lecteur, passez aux choses sérieuses, ce qui peut vous empêcher d’avoir l’air grossier ou désagréable, mais essayez de revenir rapidement au point de départ.

Votre dernière phrase ou votre dernier paragraphe devrait indiquer clairement les prochaines étapes, si nécessaire, ou indiquer clairement à votre lecteur que la conversation peut maintenant être terminée. Par exemple : « J’ai hâte de vous retrouver au bureau mardi » ou « J’apprécie vos conseils, je vais prendre la suite. »

Soyez poli

À moins que votre e-mail ne fasse partie d’une chaîne de messages en cours d’exécution depuis un certain temps, il est important d’accueillir correctement votre destinataire. Dans les emails professionnels, il vaut mieux être trop poli que trop informel (cela vaut pour votre message d’accueil et le contenu de votre message).

Plus formellement, vous pouvez utiliser ‘Chère’ et le nom de famille du destinataire, ‘Chère Madame Dupont’. Moins formellement, vous pourriez utiliser un prénom où ‘Cher’ peut sembler trop étouffant. Par exemple:’Salut Jean’. Essayez d’éviter les termes génériques  » Cher Monsieur  » ou  » Chère Madame  » à moins que vous ne connaissiez pas le nom de votre destinataire.

L’ouverture de votre messagerie peut être approchée de la même manière. Dans un courriel officiel, vous pouvez envisager de conclure par quelque chose comme  » Très bien « ,  » Cordialement  » ou  » Respectueusement « . Avec un email plus informel, un simple ‘Merci’ peut suffire.

Rappelez-vous, ce n’est pas un compromis entre  » amical  » et  » poli « , vous pouvez être les deux !

Vérifiez-le à fond

Assurez-vous de bien vérifier chaque message avant de l’envoyer , même si vous avez corrigé l’orthographe au fur et à mesure. Il peut également être utile d’utiliser un logiciel pour vous aider. Scribens est idéal pour vérifier l’orthographe et la grammaire.

C’est aussi le bon moment pour voir si :

• L’email a un but clair, avec les prochaines étapes définies pour le lecteur.
• Il y a tout ce que vous pouvez supprimer qui ne supporte pas le but principal de l’email.
• Il y a des fautes de frappe correctement orthographiées .

À ce stade, vous pouvez également mettre votre courriel dans un outil de comptage de mots. Vous serez peut-être surpris par sa longueur.

Comment développez-vous vos compétences en matière de mails ? Votre entreprise reconnaît-elle l’importance d’une communication claire ?
Faites-le nous savoir dans les commentaires.